Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

L’adresse de notre site web est : www.mediationfamille.ca

Renseignements personnels recueillis

Afin de bénéficier des services personnalisés du site de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale, vous devez nous fournir certains renseignements qui serviront à vous identifier et à confirmer votre identité, sans quoi nous ne sommes pas en mesure de vous offrir les services en question. Nous recueillons également des renseignements personnels afin de vous offrir certains services.

Quels types de renseignements personnels recueillez-vous et pourquoi ?

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels afin de nous acquitter de la mission qui nous est confiée, notamment pour :

• communiquer avec vous ;

• vous fournir les services usuels de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale ;

• assurer en permanence l’efficacité et la qualité de nos services ;

• offrir des informations et des contenus utiles pour vous et un service d’accompagnement et support adapté à la situation

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins visées.

De plus, lorsque nous recueillons vos renseignements personnels, nous précisons les utilisations envisagées. Par exemple, vous pouvez lire la page Conditions d’utilisation et confidentialité de notre site Web pour en savoir davantage sur le type de renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous naviguez sur notre site Web et comment nous utilisons ces données.

Échanges automatiques d’information

Pour que toutes les fonctions de navigation des sites Web de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale (sous le nom de domaine www.mediationfamille.ca) soient pleinement fonctionnelles, votre ordinateur et le serveur des sites échangent certaines informations de nature technique. Celles-ci sont fragmentées et ne permettent pas de vous identifier.

Les fichiers témoins sont de petits fichiers textes qui sont téléchargés lorsque vous consultez certaines pages d’un site et qui sont enregistrés dans la mémoire de l’appareil que vous utilisez.

Des fichiers témoins (communément appelés cookies) sont utilisés pour mettre à jour et optimiser nos sites Web en fonction de l’utilisation que vous en faites et de vos besoins.

Linda Ryan t.s. médiatrice familiale et ses fournisseurs ont recours à la plateforme Google Analytics afin d’analyser l’utilisation des plateformes numériques de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale à des fins statistiques et d’amélioration des sites. Les renseignements suivants sont recueillis au moyen d’un fichier témoin :

• votre adresse IP ;

• votre fournisseur de services Internet ;

• le jour et l’heure de début et de fin de la visite ;

• la langue du navigateur ;

• la région ou la municipalité, déterminée d’après l’adresse IP ;

• le type et la version du navigateur ;

• le type et la version du système d’exploitation ;

• le type et le modèle d’appareil (téléphone, tablette ou ordinateur) ;

• le domaine du site précédent visité ;

• l’adresse des pages visitées sur les sites de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale ;

• vos activités (p. ex. : clic, défilement de l’écran) sur le site de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale ;

• le point d’origine (bannière, courriel, réseau social, publication imprimée, site Web d’annonceur) de votre visite ;

• la résolution d’écran de l’appareil que vous utilisez.

Ces renseignements peuvent également être utilisés par Linda Ryan t.s. médiatrice familiale et ses fournisseurs afin de concevoir, d’améliorer ou de commercialiser des produits et des services. Ils sont recueillis et conservés par Google sur des serveurs pouvant être situés à l’extérieur du Canada. Toutefois, ces renseignements ne sont pas partagés par Linda Ryan t.s. médiatrice familiale avec des parties externes. Vous pouvez gérer les témoins de navigation.

Si vous le désirez, vous pouvez empêcher Google de recueillir les données relatives à votre utilisation des sites de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale en téléchargeant le module complémentaire pour votre navigateur qui désactive Google Analytics.

Témoins

Si vous vous rendez sur la page de connexion, un témoin temporaire sera créé afin de déterminer si votre navigateur accepte les témoins. Il ne contient pas de données personnelles et sera supprimé automatiquement à la fermeture de votre navigateur.

Lorsque vous vous connecterez, nous mettrons en place un certain nombre de témoins pour enregistrer vos informations de connexion et vos préférences d’écran. La durée de vie d’un témoin de connexion est de deux jours, celle d’un témoin d’option d’écran est d’un an. Si vous cochez « Se souvenir de moi », votre témoin de connexion sera conservé pendant deux semaines. Si vous vous déconnectez de votre compte, le témoin de connexion sera effacé.

Les fichiers témoins (aussi appelés témoins et, en anglais, cookies) sont de petits fichiers textes enregistrés sur votre ordinateur ou appareil mobile. Ils contiennent de l’information sur le navigateur que vous utilisez et sur les pages que vous avez consultées. Vous pouvez en tout temps supprimer ou désactiver les témoins depuis votre navigateur.

À quoi servent les fichiers témoins ?

Des fichiers témoins sont couramment utilisés par les sites Web. Ils permettent d’accomplir diverses fonctions et se distinguent par leurs différents rôles.

Pour gérer les témoins de manière générale dans un navigateur particulier, consultez les pages suivantes :

• Supprimer et gérer les cookies dans Internet ExplorerMC

• Gérer les cookies et les données de sites web dans SafariMC sur Mac

• Activer ou désactiver les cookies dans ChromeMC

• Autoriser et bloquer les cookies dans FirefoxMC

• How to clear browser cache/history/cookies in OperaMC

Vous pouvez également gérer de manière générale l’enregistrement des témoins en modifiant les paramètres de votre téléphone intelligent :

• Effacer l’historique et les cookies enregistrés dans Safari sur votre iPhone, iPad ou iPod touch

• Supprimer votre historique et votre activité sur Android

Pour gérer les témoins de manière particulière sur notre site Web, vous pouvez en tout temps en cliquant sir le lien en bas de la page. Ces choix sont valides pour au plus 30 jours. Notez que cette gestion des témoins de navigation est associée au navigateur et à l’appareil que vous utilisez, ainsi si vous utilisez un autre appareil ou un autre navigateur pour votre prochaine visite, le bandeau vous demandant de gérer vos témoins de navigation réapparaîtra.

Témoins fonctionnels (obligatoires)

Ces témoins sont essentiels au bon fonctionnement de notre site Web; c’est pourquoi vous ne pouvez pas les supprimer.

Ils vous permettent :

• d’utiliser les principales fonctionnalités du site et de le sécuriser;

• de mettre en œuvre des mesures de sécurité;

Les renseignements suivants sont notamment recueillis :

• la langue utilisée par le navigateur ;

• le type et la version du navigateur ;

• le type et la version du système d’exploitation ;

• le type et le modèle d’appareil (téléphone, tablette ou ordinateur) ;

• la résolution de l’écran de l’appareil que vous utilisez.

Témoins statistiques

Ces témoins nous permettent de connaître l’utilisation qui est faite de nos sites et les performances de celui-ci, d’en établir des statistiques d’utilisation et de déterminer les volumes de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant nos sites (rubriques et contenus visités, parcours). Ces éléments nous permettant d’améliorer la pertinence et l’ergonomie de nos services en vue de mieux répondre à vos besoins.

Les renseignements suivants sont notamment recueillis :

• votre adresse IP ;

• votre emplacement géographique (région dérivée de votre adresse IP) ;

• votre fournisseur de services Internet ;

• le jour et l’heure de début et de fin de la visite ;

• le domaine du site précédent visité ;

• l’adresse des pages visitées sur les sites de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale ;

• vos activités (p. ex. : clic, défilement de l’écran) sur les sites de Linda Ryan t.s. médiatrice familiale ;

• le point d’origine de votre visite (bannière, courriel, réseau social, site Web d’un annonceur) ;

• vos recherches utilisant l’outil intégré à nos sites.

Témoins publicitaires

Contenu imbriqué d’autres sites web

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles, etc). Le contenu intégré à partir d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient recueillir des données sur vous, utiliser des témoins, installer des outils de suivi tierce-partie ou suivre vos interactions avec ces contenus intégrés si vous disposez d’un compte et êtes connecté à leur site web. Les contenus de ces sites, les liens qui y figurent, les modifications qui leur sont apportées ainsi que les produits ou les services fournis sur ces sites ne sont en aucun cas approuvés, contrôlés ni autorisés par Linda Ryan t.s. médiatrice familiale. Celle‑ci ne peut être tenue responsable de ce qui suit :

• les contenus, produits ou services diffusés sur les sites tiers ;

• la présence d’hyperliens non autorisés sur ses Plateformes numériques ;

• la contamination par des virus informatiques attribuable à l’utilisation des sites tiers ou une protection des données déficiente dans ces sites ;

• la collecte de vos renseignements personnels ainsi que leur utilisation et leur communication sur ces sites.

Linda Ryan t.s. médiatrice familiale peut modifier, ajouter ou supprimer en tout temps les hyperliens publiés sur son site web.

Avec qui partageons-nous vos données

Vos données sont partagées avec :

• Jurifamille (plate forme pour calculs de contribution parentales)

• Retraite Québec (simulation des effets du partage-rentes pour gens mariés)

• Kiwili (plate forme pour facturation)

• G-mails

• Service de médiation familiale (Qc)

Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Pour les utilisateurs qui s’enregistrent sur notre site (si cela est possible), nous conservons également les données personnelles indiquées dans leur profil. Tous les utilisateurs peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (à l’exception de leur nom d’utilisateur). Les gestionnaires du site peuvent aussi voir et modifier ces informations.

Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Ceci ne prend pas en compte les données conservées à des fins administratives, légales,médicales ou pour des raisons de sécurité.

Pour toute demande en ce qui concerne vos données personnelles, vous pouvez contacter :
Linda Ryan responsable
info@mediationfamille.ca- responsable
514-814-3640

Transmission de vos données personnelles

Les commentaires des visiteurs peuvent être vérifiés à l’aide d’un service automatisé de détection des commentaires indésirables.

Procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels

Durée de conservation des dossiers clients : 5 ans

Méthodes de stockage sécurisé

Les renseignements personnels se trouvent aux endroits suivants :

Dossiers papiers, ordinateur personnel de Linda Ryan, T.S. Médiatrice familiale accréditée et superviseure.

Le degré de sensibilité de chacun de ces lieux de stockage a été établi.

Ces lieux de stockage, qu’ils soient papier ou numérique, sont adéquatement sécurisés.

L’accès à ces lieux de stockage a été restreint à Linda Ryan, T.S. Médiatrice familiale accréditée et superviseure.

Destruction des renseignements personnels

Pour les renseignements personnels sur papier, ils devront être totalement déchiquetés.

Pour les renseignements personnels numériques, ils devront être totalement supprimés des appareils (ordinateurs, téléphone, tablette, disque dur externe), des serveurs et des outils infonuagiques.

Le calendrier de destruction en fonction de la durée de conservation établie pour chaque catégorie de renseignements personnels devra être fait. Il est impératif de documenter les dates de destruction prévues.

La destruction est réalisée de manière à ce que les renseignements personnels ne puissent pas être récupérés ou reconstitués.

Anonymisation des renseignements personnels

L’anonymisation des renseignements personnels ne devrait se faire que si l’organisation souhaite les conserver et les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La méthode d’anonymisation des renseignements personnels choisit est la suivante : effacer toute trace permettant d’identifier le client.

Il faudra s’assurer que l’information restante ne permettre plus de façon irréversible l’identification directe ou indirecte des individus concernés et s’assurer d’évaluer régulièrement le risque de réidentification des données anonymisées en effectuant des tests et des analyses pour garantir leur efficacité.

Attention, à la date de rédaction du présent gabarit, l’anonymisation des renseignements personnels à des fins sérieuses et légitimes n’est pas possible. Un règlement du gouvernement doit être adopté pour déterminer les critères et les modalités.

Procédure de demande d’accès aux renseignements personnels et de traitement des plaintes

Soumission de la demande

L’individu qui souhaite accéder à ses renseignements personnels doit soumettre une demande écrite à Linda Ryan, T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure. La demande peut être envoyée par courriel ou par courrier postal.

La demande doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une demande d’accès aux renseignements personnels, et fournir des informations suffisantes pour identifier l’individu et les renseignements recherchés.

Ces informations peuvent inclure le nom, l’adresse ainsi que toute autre information pertinente pour identifier de manière fiable l’individu qui effectue la demande.

S’il s’agit d’une demande d’accès pour un dossier appartenant à deux personnes (tel : ex-conjoint(es)) la demande devra être autorisée par les deux personnes. Considérant que les informations contenues au dossier concernent les données personnelles d’une autre personne impliquée lors du service demandé.

Réception de la demande

Une fois la demande reçue, un accusé de réception est envoyé à l’individu pour confirmer que sa demande a été prise en compte.

La demande devra être traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception.

Vérification de l’identité

Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable. Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l’identité de l’individu en personne.

Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, Linda Ryan T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure peut refuser de divulguer les renseignements personnels demandés.

Réponse aux demandes incomplètes ou excessives

Si une demande d’accès aux renseignements personnels est incomplète ou excessive, le responsable de la protection des renseignements personnels communique avec l’individu pour demander des informations supplémentaires ou clarifications.

Linda Ryan, T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure se réserve le droit de refuser une demande si elle est manifestement abusive, excessive ou non justifiée, ou si les ex-conjoint(es) refusent d’autoriser l’accès.

Traitement de la demande

Une fois l’identité vérifiée, le responsable de la protection des renseignements personnels pour traiter les demandes d’accès aux renseignements personnels procède à la collecte des renseignements demandés.

Le responsable consulte les dossiers pertinents pour recueillir les renseignements personnels demandés, en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles.

Examen des renseignements

Avant de communiquer les renseignements personnels à l’individu, le responsable examine attentivement les informations pour s’assurer qu’elles ne contiennent pas de renseignements tiers confidentiels ou susceptibles de porter atteinte à d’autres droits.

Si des renseignements de tiers sont présents, le responsable évalue s’ils peuvent être dissociés ou s’ils doivent être exclus de la divulgation.

Communication des renseignements

Une fois les vérifications terminées, les renseignements personnels sont communiqués à l’individu dans un délai raisonnable, conformément aux exigences légales en vigueur.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l’individu par voie électronique, par courrier postal sécurisé ou en personne, selon les préférences de l’individu et les mesures de sécurité appropriées.

Suivi et documentation

Toutes les étapes du processus de traitement de la demande d’accès aux renseignements personnels doivent être consignées de manière précise et complète.

Les détails de la demande, les actions entreprises, les décisions prises et les dates correspondantes doivent être enregistrés dans un registre de suivi des demandes d’accès.

• Date de réception de la demande ;

• Date de l’accusé de réception ;

• Date de la vérification de l’identité ;

• Méthode de vérification de l’identité ;

• Décision – demande d’accès acceptée ou refusée ;

• Date de la communication des renseignements (si applicable).

Protection de la confidentialité

Linda Ryan, T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure, seule personne impliquée dans le traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels doit respecter la confidentialité et la protection des données.

Gestion des plaintes et des recours

Si un individu est insatisfait de la réponse à sa demande d’accès aux renseignements personnels, il doit être informé des procédures de réclamation et des recours disponibles devant la Commission d’accès à l’information.

Les plaintes doivent être traitées conformément aux politiques et procédures internes en matière de gestion des plaintes (section suivante).

Procédure de traitement des plaintes

Réception des plaintes

Les plaintes peuvent être déposées par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou via tout autre canal de communication officiel. Elles doivent être enregistrées dans un registre centralisé, accessible uniquement à Linda Ryan, T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure.

Le référencement du client par Linda Ryan, T.S. à l’Ordre des Travailleurs sociaux et des Thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec doit obligatoirement être fait en cas de plainte.

L’Ordre des Travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a pour mandat de recevoir, d’analyser d’enquêter et de disposer des sanctions jugées en cas de plainte.

https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/C-26,%20r.%20286.1%20/#:~:text=Code%20de%20d%C3%A9ontologie%20des%20membres%20de%20l%E2%80%99Ordre%20des,I%20DISPOSITIONS%20G%C3%89N%C3%89RALES%20D.%2097-2020%2C%20sec.%20I.%201.

http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cr/C-26,%20r.%20294%20/

Procédure de demande de désindexation et de suppression des renseignements personnels

Réception des demandes

Les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels doivent être reçues par l’équipe responsable désignée.

Les clients peuvent soumettre leurs demandes par le biais de canaux spécifiques tels que le formulaire en ligne, l’adresse courriel dédiée ou le numéro de téléphone.

Vérification de l’identité

Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable.

Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l’identité de l’individu en personne.

Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, Linda Ryan, T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure peut refuser de donner suite à la demande.

Évaluation des demandes

Linda Ryan, T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure doit examiner attentivement les demandes et les renseignements personnels concernés pour déterminer leur admissibilité à la désindexation ou à la suppression.

Les demandes doivent être traitées de manière confidentielle et dans le respect des délais prévus.

Raisons d’un refus

Il existe aussi des raisons parfaitement valables pour lesquelles nous pourrions refuser de supprimer ou de désindexer des renseignements personnels :

• Pour continuer à fournir des biens et des services au client ;

• Pour des raisons d’exigence du droit du travail ;

• Pour des raisons juridiques en cas de litige.

Désindexation ou suppression des renseignements personnels

Linda Ryan, T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure doit prendre les mesures nécessaires pour désindexer ou supprimer les renseignements personnels conformément aux demandes admissibles.

Communication du suivi

Linda Ryan, T.S. médiatrice familiale accréditée et superviseure est chargée de communiquer avec les demandeurs tout au long du processus, en fournissant des confirmations d’accusé de réception et des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de leur demande.

Tout retard ou problème rencontré lors du traitement des demandes doit être communiqué aux demandeurs avec des explications claires.

Suivi et documentation

Toutes les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels, ainsi que les actions entreprises pour y répondre, doivent être consignées dans un système de suivi dédié.

Les enregistrements doivent inclure les détails des demandes, les mesures prises, les dates et les résultats des actions effectuées.